التسويق الالكتروني

الارشفه الالكترونيه ما هي وما هي فوائدها من شوميديا

الارشفه الالكترونيه ما هي وما هي فوائدها من شوميديا

الارشفه الالكترونيه، في أوقات مؤتمرات الفيديو والعمل عن بُعد، يبدو مفهوم خزانة الملفات المادية متربًا مثل الملفات التي تحتويها. لحسن الحظ، سمح القانون الخاص بسجلات الأعمال منذ فترة طويلة بالتخزين الرقمي للوثائق. تتضمن المحاسبة تتبع المعاملات التجارية والحقائق الضرورية لعرض أصول الشركة والمركز المالي والأرباح (الوضع الاقتصادي). يجب الاحتفاظ بالتقرير السنوي وتقرير التدقيق كوثائق محاسبية رئيسية كتابة مع التوقيع بالحبر. قد يتم تخزين دفاتر الأعمال وسندات المحاسبة، التي يتم على أساسها إعداد التقارير، ليس فقط على الورق ولكن أيضًا إلكترونيًا أو بطريقة قابلة للمقارنة بما تسمى بـ الارشفه الالكترونيه. الشرط الأساسي هو أن يكون هناك اتساق مع المعاملات التجارية الأساسية، وأنه يمكن جعل المستندات مقروءة مرة أخرى في أي وقت. بالإضافة إلى سهولة القراءة، المبدأ الأساسي للنزاهة أمر ضروري.

إن عملية الارشفه الالكترونيه للوثائق والتقارير هي شريان الحياة للشركات. تقع على عاتقك كمنظمة مسؤولية الإبلاغ عن الأحداث اليومية وتسجيلها لحماية ليس فقط من تعمل معهم ولكن فريقك أيضًا.

الارشفه الالكترونيه

في الماضي، اعتمدت وكالات إنفاذ القانون والمؤسسات الإصلاحية على السجلات الورقية لدعم عملياتها. فكر في المكاتب وخزائن الملفات للبحث فيها والوثائق الورقية متناثرة حول المكتب.

الآن، مع تقدم التكنولوجيا، تعمل البرامج الجديدة على تسهيل الانتقال إلى المنهجيات الرقمية. ومع ذلك، قد تكون متشككًا في كيفية عمل الرقمنة بالضبط وكيف تتناسب مع ميزانيتك.

قد يبدو إصلاح نظامك الورقي الحالي لصالح حفظ السجلات الإلكترونية بمثابة مشروع كبير. وسيكون لديك سبب وجيه للقلق من تكاليف إدارة السجلات الرقمية.

لحسن الحظ، يتوفر برنامج إدارة مستندات سهل الاستخدام وفعال من حيث التكلفة وقد يجعل عملياتك الإجمالية أكثر نجاحًا. إذن، ما هي الاختلافات الأساسية بين السجلات الورقية مقابل السجلات الإلكترونية؟.

الارشفه الالكترونيه ما هي وما هي فوائدها من شوميديا

الفوائد الخمس لعملية الارشفه الالكترونيه

أثناء التخطيط للخطوة التالية في إدارة سجلاتك، ضع في اعتبارك هذه الفوائد الخمس للارشفه الالكترونيه لكافة سجلاتك:

1. توفير المال

أحد أكثر الأسباب جاذبية لإجراء التحول إلى الارشفه الالكترونيه هو إمكانية خفض التكلفة.

أعتقد أنه من هذا الطريق. كم عدد ساعات العمل الإضافي التي تدفعها لأن موظفك يحتاج إلى سجل وينتهي به الأمر بقضاء ساعات في التفكير في خزائن الملفات في محاولة للعثور عليه؟

يمكن أن تكون تكلفة العمل الإضافي باهظة من تلقاء نفسها، ولكن لديك أيضًا موظفون مدربون تدريباً عالياً يقضون أيامهم في البحث في المجلدات والمجلدات لتفاقم المشكلة.

يمكن أن تنشأ هذه المشكلة حتى مع وجود فريق كتابي مخصص حيث يحتاج الموظف أحيانًا إلى سجلات بشكل عاجل لدرجة أنهم يحتاجون إلى البحث عن أنفسهم عندما لا يتوفر متخصص في إدارة المستندات.

من خلال الإدارة الإلكترونية الصحيحة للمستندات، سيكون لديك العديد من خيارات توفير الأموال الأخرى بالإضافة إلى مركزية المواد الخاصة بك.

عن طريق إزالة خزانات الملفات من الصورة، يمكنك أيضًا تقليص الحجم إلى مساحة مكتب أصغر. أيضًا، يمكن أن يؤدي التدريب والاختبار عبر الإنترنت إلى تخفيف النفقات إلى حد كبير.

تتيح لك منصة التدريب عبر الإنترنت تطوير وإجراء دورات تدريبية مخصصة بالكامل عبر الإنترنت. نظرًا لأن الموظفين يمكنهم أخذ دروسك بشكل مستقل، فلا داعي لمساحة الفصل الدراسي أو رسوم المعلم أو أجر العمل الإضافي.

2. تعظيم مساحة منشأتك

تعني الفعالية في صناعتك الاقتراب من النجاح من كل زاوية، من الشؤون المالية إلى المرافق.

يلعب مكتبك دورًا مهمًا في تحديد ثقافة فريقك. إنها قاعدة منزلك، المساحة التي تعمل وتطورها كفريق واحد. إذا فقدت الخزائن وانتقلت إلى النظام الرقمي، يمكنك جعل مساحة منشأتك أكثر فعالية – وربما أكثر أمانًا.

في الحالات القصوى، قد تحتاج المكاتب إلى التجديد لأن وزن السجلات الورقية تسبب في ترهل الأرضيات وتلتوي الجدران. حتى إذا لم تكن لديك هذه المشكلة، فأنت تستخدم مساحة عقارية باهظة الثمن وقيمة بحيث يمكن أن يجلس الورق في خزائن الملفات.

تحتاج إلى تعظيم قيمة الأصول المالية الخاصة بك، ويتيح لك التحول الرقمي تحقيق أقصى استفادة من مساحة البناء الخاصة بك.

الارشفه الالكترونيه ما هي وما هي فوائدها من شوميديا

3. حماية البيئة عن طريق تقليل النفايات

الارشفه الالكترونيه، عملك كمنظمة ليس هو الشيء الوحيد الذي يؤثر على العالم. قلل من بصمتك الكربونية وقم بدورك في حماية البيئة.

تخيل أنك بحاجة إلى الحصول على 100 موظف للتوقيع على إجراء جديد يأتي في حزمة من 10 صفحات. هذه 1000 قطعة من الورق، بالإضافة إلى الحبر والحبر والدبابيس والمجلدات.

يتم إضافة كل هذه الموارد على مدار عام. ستلاحظ نجاحًا أكبر خاصةً مع تغير السياسات التنظيمية، أو انضمام موظفين جدد، أو يتعين عليك إجراء تدقيق داخلي.

علاوة على ذلك، يجب عليك توزيع جميع هذه الأوراق، والتي غالبًا ما تتضمن نفقات بريدية أو إجبار العمال على طباعة الملفات التي تم إرسالها إلكترونيًا ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالبريد الإلكتروني.

ضع في اعتبارك أن هذا فقط لتحديث واحد. هذه الألف قطعة من الورق تزداد أضعافًا مضاعفة كلما أضفت المزيد من التحديثات.

يمكنك إحداث تأثير كبير في تلك الـ 300 مليون طن من خلال توفير إدارة المستندات الخاصة بك على الإنترنت. باستخدام أداة الارشفه الالكترونيه ، يمكن لمكتبك وحده تقليل الفاقد بمقدار 280،000 صفحة.

4. تبسيط عمليات التحرير والمراجعات

الارشفه الالكترونيه وخلق محتوى قوي.

يعد إنشاء محتوى قوي داخل مؤسستك جهدًا جماعيًا. من المحتمل أن تنطبق المعلومات التي تنشرها على العديد من الإدارات والأفراد.

لهذا السبب، تريد إشراك هؤلاء الأشخاص في إنشاء المستندات ذات الصلة. الارتباك حول من شاهد وراجع ما يمكن أن تخلقه المستندات الورقية.

تجنب احتمال الفوضى والأسوأ من ذلك، فقدان المعلومات الهامة، من خلال الاتصال بالإنترنت.

5. الانخراط في عملية المراجعة

شيء آخر مهم يجب تذكره هو أن المستندات التي ستنشئها تكون ديناميكية على الأرجح. هذا يعني أنه بمرور الوقت، لا مفر من المراجعات.

سواء تغيرت المعايير الحكومية أو ثقافة مكتبك، فستحتاج إلى تحديث المحتوى الخاص بك من وقت لآخر. ستكون التحديثات والتعديلات أكثر فعالية من حيث الوقت عندما يكون كل المحتوى الخاص بك موجودًا بشكل مركزي.

بشكل عام، يكون التعاون أسهل بكثير عند استخدام برنامج إدارة المحتوى.

مع وجود جميع ملفاتك الأكثر أهمية في مكان واحد، يمكنك ضمان التنظيم من البداية إلى النهاية.

سواء كنت تقوم بإنشاء مستندات جديدة وتحتاج إلى مدخلات من الآخرين، أو تقوم بتحرير مستندات قديمة لتحديث سياساتك وإجراءاتك، قم بتبسيط العملية الخاصة بك من خلال اعتمادك على الارشفه الالكترونيه.

6. تسهيل الوصول والمشاركة

الارشفه الالكترونيه، ما هو أهم شيء في مستنداتك؟ بالإضافة إلى الحاجة إلى محتوى قوي وواضح وحديث، يجب أن تكون المستندات التي تديرها قابلة للوصول.

وإلا فلن يتمكن موظفوك من العثور على المعلومات المهمة عندما يحتاجون إليها.

إن وجود جميع مستنداتك عبر الإنترنت يجعل الوصول إليها سهلاً للموظفين عن بُعد وهذا يعني أيضًا أن فريقك سيكون قادرًا على العثور على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه أثناء تنقلهم أو خارج المكتب.

الارشفه الالكترونيه وحفظ السجلات

يمكّنك حفظ السجلات الإلكترونية من تخزين كل ما يحتاجه موظفوك في السحابة بدلاً من خزائن الملفات. بهذه الطريقة، يتمتع كل فرد في مؤسستك بإمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى المعلومات المهمة عبر أجهزتهم.

إن العثور على الأدوات اللازمة للامتثال والنجاح الوظيفي ليس هو الفائدة الوحيدة لإدارة السجلات الرقمية.

مراجعة الوثائق أمر مهم. ولكن إذا كنت لا تعرف من قرأ ماذا، فما فائدة المحتوى الذي عملت بجد لإنشائه؟

باستخدام المحتوى الجاهز للجوال، سيتمكن فريقك من مراجعة مواد السياسة والمستندات الأخرى وتوقيعها بسرعة. يمكنك رؤية وفهم السجل الكامل لوثائقك بسرعة، وستعرف دائمًا متى تمت مراجعة كل قطعة ومراجعتها واعتمادها وتوقيعها ومن قام بذلك.

انطلق رقميًا

فكر في الأمر بهذه الطريقة – قد يستغرق تطبيق نظام إلكتروني لحفظ السجلات بعض الوقت والموارد المالية. ومع ذلك، فإن إدارة مستنداتك عبر الارشفه الالكترونيه ستوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل.

سيمكن سير عمل إدارة المستندات الرقمية الشامل من طرف إلى طرف جميع موظفيك من التفاعل مع السجلات من بوابة إلكترونية مركزية، مما يسهل الأمور على الجميع.

في الختام، وبعد الحديث عن الارشفه الالكترونيه يمكنك الحصول على العديد من المعلومات المتنوعة عن طريق زيارة موقع شوميديا.

اقرأ المزيد:

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *